Bakgrund/Uppdragsbeskrivning

Svenska kraftnäts inköpsavdelning består av ca 50 medarbetare som arbetar främst med verksamhetens behov av upphandlingar och avrop från ramavtal. Vi har även en supporterande roll vid mindre inköp som verksamhetens sköter själva. Denna supporterande roll som vi nu söker en resurskonsult för innebär ett operativt arbete genom hela processen "Inköp till betalning" genom kanaler som e-post, Skype och telefon.

Affärssystemet vi använder i dagsläget är Unit4 ERP - UBW. Många delar i processen inom systemet är administrativt utmanande för sällananvändare, så konsultens roll är att handgripligen hjälpa samt guida för att genomföra inköpet korrekt och så smidigt som möjligt. Du måste därför ha lätt för att förstå systems uppbyggnad och flöden.

Många lathundar, guider och instruktioner finns men i takt med förändring kan behov finnas för uppdatering och utveckling av nya instruktioner.

Rollen innebär nära samarbete med verksamheten, inköpsfunktionen, ekonomifunktionen och systemförvaltningen.

Konsulten tillhör en av fyra inköpsenheter med ca 20 kollegor. Rollen som Inköpare för UBW Inköp support är den enda inom gruppen, men med stöd och nära samarbete med system- och applikationsansvarig för UBW Inköp.

Då uppdraget fokuserar på snabb hantering av beställarnas behov är det viktigt att du är serviceinriktad och gillar att hjälpa till. Det kan stundtals vara ett högt arbetstempo med många ärenden. Då gäller det att behålla lugnet, kunna prioritera och beta av. För kännedom så börjar nu ett arbete med att se över framtidens behov av inköpssystem och under 2027 och 2028 kommer upphandling och implementering av nytt inköpssystem implementeras.

Upphandlingar på Svenska kraftnät genomförs enligt LUF, Lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna. Det är viktigt att du har förståelse och agerar utifrån våra interna principer och riktlinjer samt lagkrav för hur inköp i verksamheten får gå till.

I uppdraget ingår följande arbetsuppgifter:

• Operativt stöd till användare i hela processen: Inköp till betalning

• Skapa artiklar och inköpsorder.

• Hantering av ärenden och frågor kopplade till beställningar, leverantörer och fakturor via email, Skype, telefon och fysiska möten.

• Administrativt stöd inom inköpsområdet.

• Uppföljning och koordinering av operativa inköpsrelaterade aktiviteter.

• Stöd vid utbildning och introduktion av användare.

• Samverkan med systemförvaltning och supportfunktion vid incidenter och

förbättringsbehov.

• Bidra till att säkerställa att processer och arbetssätt fungerar i den dagliga verksamheten.

• Guida och hjälpa till med avtal, artiklar, rekvisitioner, inköporder och registrering av ärendet

• Löpande svarar på frågor och hjälpa beställare från verksamheten i deras användande av

systemet.

• Viss kontakt med leverantörer för att guida dem i våra processer och tillvägagångssätt

• Hantering av masterdata och registrering