Uppdragsbeskrivning:

Vi söker en samordnare som kan samordna inkommande ärenden till it-inköp vilket innefattar att analysera de inkommande ärendena, fördela och samordna inom avdelningen. Det kan avse ärenden inom lagstiftningsprocessen, svar på remisser, skrivningar från andra delar av myndigheten, utlämnande- eller inköpsärenden. Det kan också innebära att sammanställa svar från olika delar av avdelningen eller svara själv.

Samordnaren behöver generell IT-kunskap för att förstå inkommande ärenden, ha god förmåga att samarbeta med andra och samtidigt vara noggrann och strukturerad. Arbetet kommer att innebära att läsa och förstå textmassor inom primärt IT-området och få ut kärnan av dem. Detta ställer högra krav på att du är en god skribent med både tydlighet, grammatisk korrekthet och stil. I arbetet kommer du att arbeta tvärfunktionellt i nära samarbete med både medarbetare inom sektionen it-inköp men framför allt med medarbetare inom den tekniska verksamheten. I rollen kommer du både arbeta individuellt under eget ansvar och arbeta i grupp. Rollen innebär att du är en viktig länk mellan teknikteam, externa aktörer och It-inköp.

Som samordnare hos oss innebär det bland annat att du:

• Planerar och samordnar alla typer av inkommande ärenden så att det tidsmässigt sker i enlighet med verksamhetens behov

• Ansvarar för och säkerställer en god process

Personliga egenskaper

Arbetsuppgifterna ställer krav på att du är strukturerad och noggrann samt har en god förmåga att skapa relationer. Du behöver också vara nyfiken och ha en mycket god kommunikativ förmåga, både muntligt och skriftligt. Arbetet som samordnare kräver att du är flexibel och att du lätt kan anpassa dig efter ändrade omständigheter. Vi ser att du är självgående och kan driva dina ärenden självständigt, samtidigt som du har god samarbetsförmåga och trivs att arbeta i team. Vi kommer att lägga mycket stor vikt vid personliga egenskaper.

Kvalificeringskrav

• Konsulten ska ha utbildning och/eller genomförda kurser inom juridik, ekonomi, logistik, uppdragsledning eller inom annat område som bedöms relevant för uppdraget.

• Minst 1 års dokumenterad erfarenhet av arbete som inkluderat samordning/uppdragsledning/projektledning av flera olika funktioner/roller. Erfarenheten ska införskaffats under de senaste 5 åren.

• Dokumenterad erfarenhet av att sammanfatta och strukturera skriftligt underlag för vidare hantering eller beslut till olika typer av mottagare.

• Konsulten ska ha erfarenhet av att koordinera och självständigt driva arbete i olika ärenden på en övergripande nivå.

• Konsulten ska vara van att sammanställa och rapportera till olika intressenter.

• Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av arbete inom IT-relaterade uppdrag.

• Språkkunskaper: Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift både på svenska och engelska.

• Konsulten ska ha dokumenterad erfarenhet av att producera tydliga och språkligt korrekta texter.

• Svenskt medborgarskap

Meriterande kompetens

• Minst 2 år dokumenterad erfarenhet av att självständigt hantera inkommande ärenden och bedöma komplexitet eller prioritet i dessa och styra vidare till rätt funktion.

• Erfarenhet från inköp, upphandling eller annan stödfunktion inom offentlig verksamhet

• Erfarenhet av arbete med texter och frågeställningar inom IT-området där förståelse för tekniskt innehåll och kontext är viktig.

• Erfarenhet av arbete inom ärendehantering med stora volymer med flera olika kontaktytor internt och externt där du ansvarat för och säkerställt en god arbetsprocess.

• Konsulten bör ha erfarenhet av arbete i JIRA eller motsvarande ärendeverktyg.

Personliga egenskaper som kommer att utvärderas i samband med intervju:

• God förmåga att organisera och hantera flera uppgifter av olika grad av komplexitet samtidigt.

• God skribent med både tydlighet, grammatisk korrekthet och stil.

• Relationell kompetens: Förmåga att skapa relationer och samarbeta effektivt med olika funktioner och roller.

• Flexibilitet: Förmåga att anpassa sig efter förändrade omständigheter och arbetsbelastning.

• Kommunikativ förmåga: Starka kommunikationsfärdigheter, både muntligt och skriftligt, som bidrar till en positiv arbetsmiljö och effektivt samarbete.

• Organisationsförmåga: förmåga att organisera och hantera flera uppgifter av olika grader av komplexitet samtidigt.

• Nyfiken och viljan att vilja utvecklas